Δεν θα ήταν υπέροχο αν μπορούσατε να τελειώνετε τη δουλειά σας μία ώρα νωρίτερα κάθε μέρα ; Μια ολόκληρη ώρα μειώνεται από το πρόγραμμα εργασίας σας κάθε μέρα. Μία ώρα επιπλέον για να κάνετε ό,τι θέλετε.
Σε μια εβδομάδα, κερδίζετε 5 επιπλέον ώρες. Κατά τη διάρκεια ενός ολόκληρου έτους, εξοικονομούνται περισσότερες από 32 εργάσιμες ημέρες. Άλλος ενάμιση μήνας (πληρωμένες) διακοπές κάθε χρόνο. Χρόνος που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να κάνετε ό,τι θέλετε .
Χρόνος που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να ξεκινήσετε την παράπλευρη επιχείρηση που καθυστερούσατε για πάντα. Ή για να αναβαθμίσετε το σύνολο δεξιοτήτων σας. Ή ακόμα και να είσαι με την οικογένεια και τους φίλους σου.
Είναι όμως δυνατόν;
Είσαι δύσπιστος. Δεν είσαι τεμπέλης και δουλεύεις σκληρά για να ολοκληρώσεις κάθε δουλειά. Διαχειρίζεστε ακόμη και το χρόνο σας μέχρι το τελευταίο δευτερόλεπτο για να εξασφαλίσετε τη μέγιστη απόδοση.
Πώς μπορείτε να εργαστείτε πιο γρήγορα;
Σε αυτό το άρθρο, θα σας δείξω πώς να εργάζεστε πιο γρήγορα χρησιμοποιώντας τις 7 στρατηγικές που χρησιμοποιώ καθημερινά. Θα σας δείξω ότι το να δουλεύετε πιο γρήγορα δεν χρειάζεται να είναι αγχωτικό ή περίπλοκο . Είναι κάτι που μπορείς να κάνεις χωρίς εμμονικό σχεδιασμό.
Γιατί δεν μπορώ να δουλέψω πιο γρήγορα;
Εδώ είναι το δύσκολο μέρος:
Η ταχύτητα δεν είναι το μόνο που έχει σημασία για να τελειώσεις γρήγορα. Η απόδοση είναι αυτό που φέρνει αποτελέσματα γρήγορα ή αργά.
Σκεφτείτε τη δουλειά σας. Όταν ξεκινάτε ένα έργο, πιθανότατα χωρίζεται σε μέρη. Καθένα από αυτά απαιτεί διαφορετικές δεξιότητες και εργασίες για να ολοκληρωθεί. Τα περισσότερα από τα οποία εξαρτώνται το ένα από το άλλο.
Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι πρέπει να ολοκληρώσετε τρεις εργασίες:
- Ερευνα
- Γραφή
- Επεξεργασία
Αν θέλεις να δουλεύεις πιο γρήγορα, πρέπει να τα πας καλά και στα τρία.
Εάν είστε ανειδίκευτοι στο μοντάζ, δεν έχει σημασία πόσο χρόνο εξοικονομήσατε όταν γράφετε.
Ή ίσως είστε γρήγορος συντάκτης αλλά πολύ κακός στην έρευνα. Σε αυτήν την περίπτωση, η κακή έρευνά σας θα σας κάνει να χρειαστεί περισσότερος χρόνος για να γράψετε μια αξιοπρεπή ιστορία.
Καταλήγεις να δουλεύεις γρήγορα σε ορισμένα σημεία, κάτι που σε κάνει να νιώθεις παραγωγικός. Αλλά μετά χάνεις χρόνο σε μία εργασία, σέρνοντας όλο το έργο πίσω. Αυτό είναι ένα εμπόδιο .
Όταν τελειώνεις, αναρωτιέσαι:
Πώς θα μπορούσε να πάρει τόσο πολύ αν ξεκίνησε τόσο καλά;
Μπορείτε να προχωρήσετε τόσο γρήγορα όσο η πιο αργή σας διαδικασία . Και αν αγνοήσετε το πρόβλημα, θα μειώσει εκθετικά την παραγωγικότητα.
Η γρήγορη εργασία είναι απλή. Το θέμα δεν είναι να είσαι πιο γρήγορος στα πράγματα που κάνεις καλά, αλλά σε αυτά που κάνεις αργά. Οι επτά παρακάτω στρατηγικές είναι οι ευκολότεροι τρόποι για να αυξήσετε την παραγωγικότητά σας.
#1 Ενιαία εργασία
Ένας από τους λόγους που θέλετε να εργαστείτε πιο γρήγορα είναι να εργαστείτε σε διαφορετικά έργα. Μετά από λίγο, κάθε έργο γίνεται βαρετό. Έτσι, προσπαθούμε να μοιράζουμε το χρόνο μας εξίσου κάθε μέρα για να κάνουμε πρόοδο σε όλα. Και δεν λειτουργεί πολύ καλά.
Υπάρχει αυτή η ψευδής πεποίθηση ότι η παραγωγικότητά σας διαχωρίζεται σε όλα τα έργα που αναλαμβάνετε πολλαπλές εργασίες. Αλλά αυτό που δεν συνειδητοποιείτε είναι ότι η εναλλαγή περιβάλλοντος κοστίζει το 20% της απόδοσής σας για κάθε επιπλέον έργο. Δύο εργασίες δεν είναι 50/50, αλλά 40/40. Τρεις δεν κάνουν 33% το καθένα, αλλά 20%.
Αλλά ας πούμε ότι έχετε πολλά σημαντικά έργα. Πώς αποφεύγετε να χάσετε αυτό το 20%;
- Μην δεσμευτείτε για μελλοντικές εργασίες μέχρι να ολοκληρώσετε το τρέχον έργο . Μέχρι τότε, δείτε αυτές τις εργασίες ως προαιρετικές
- Εάν το αφεντικό σας σας αναθέσει ένα δεύτερο έργο, ρωτήστε ποιο από τα δύο πρέπει να ολοκληρώσετε πρώτο. Αν βρείτε αντίσταση, εξηγήστε πώς η απλή εκτέλεση σας κάνει να εργάζεστε καλύτερα και πιο γρήγορα και πώς αυτό ωφελεί την εταιρεία
- Κάντε μικρά διαλείμματα όταν αλλάζετε εργασίες για να αποφύγετε την πολλαπλή εργασία διανοητικά
Ορισμένα έργα χρειάζονται πολύ χρόνο. Επομένως, εάν δεν θέλετε να καθυστερήσετε τα άλλα για πολύ μεγάλο χρονικό διάστημα, μπορείτε να τα εργάζεστε καθημερινά, ορίζοντας χρονικά τετράγωνα .
#2 Ενεργειακός Χρονισμός
Μέσα στο ίδιο έργο, μπορείτε να διαπιστώσετε ότι ορισμένες εργασίες είναι πιο δύσκολες από άλλες. Ίσως είναι λόγω των δεξιοτήτων σας ή του είδους της δουλειάς σας.
Είναι δελεαστικό να αναβάλεις τα δύσκολα και να ξεκινήσεις με τα πιο εύκολα. Αλλά μέχρι να το κάνετε αυτό, θα έχετε λιγότερη ενέργεια και κίνητρο για να ολοκληρώσετε το δύσκολο έργο. Και όταν εργάζεσαι σε αυτές τις συνθήκες, σου παίρνει περισσότερο χρόνο για να παράγεις οτιδήποτε.
Η λύση που ταιριάζει σε όλους: κάντε πρώτα την πιο δύσκολη εργασία . Κανονίζετε τις καθημερινές σας δραστηριότητες από τις περισσότερες έως τις λιγότερο ενεργοβόρες.
Η υψηλή ενέργεια θα μπορούσε να είναι αναλυτική εργασία που απαιτεί να εστιάσετε. Η χαμηλή ενέργεια μπορεί να είναι δημιουργική εργασία και καταιγισμός ιδεών. Είναι και τα δύο σημαντικά, αλλά τα κάνετε πιο γρήγορα όταν ταιριάζει με τα επίπεδα ενέργειάς σας.
Εδώ είναι μια απλή άσκηση:
- Για τις επόμενες 3-5 ημέρες, αναρωτηθείτε πόσο ενεργητικοί νιώθετε κάθε 1 έως 2 ώρες (εξαιρουμένου του ύπνου).
- Απαντάτε από το 1 έως το 10, όντας 1 χωρίς ενέργεια/ευεξία και 10 είναι βέλτιστη ενέργεια/ευεξία
Μπορείτε να το κάνετε μόνο μια μέρα αν είστε ανυπόμονοι, αλλά τα δεδομένα δεν θα είναι τόσο αξιόπιστα.
Σημείωση: Εάν ήπιατε καφέ, γυμναστήκατε, είχατε μια άσχημη νύχτα ή οτιδήποτε άλλο, το γράψετε ως παρατήρηση.
Μόλις συγκεντρώσετε τα δεδομένα, μπορεί να διαπιστώσετε ότι έχετε παρόμοια επίπεδα ενέργειας την ίδια ώρα κάθε μέρα (αλλάζει με τον υπερδιαφανή ρυθμό κάθε ατόμου ).
- Κάντε τις πιο δύσκολες εργασίες όποτε έχετε την περισσότερη ενέργεια
- Εάν δεν είναι διαθέσιμος αυτός ο χρόνος, χρησιμοποιήστε τον δεύτερο καλύτερο χρόνο σας
- Όταν έχετε χαμηλή ενέργεια, χρησιμοποιήστε το για να ολοκληρώσετε κουραστικές ή δημιουργικές εργασίες (εφόσον δεν περιλαμβάνει βαθιά δουλειά )
#3 Προκλήσεις χρόνου
Είναι μια κοινή πεποίθηση ότι «η εξάσκηση κάνει τέλειο». Αλλά αν δεν αμφισβητήσετε τον εαυτό σας, δεν θα βελτιωθείτε ποτέ. Επομένως, εάν θέλετε να εργαστείτε πιο γρήγορα, πρέπει να είστε σκόπιμοι με την ταχύτητα εργασίας σας .
Ακολουθεί μια πρόκληση χρόνου που χρησιμοποιώ για να γίνομαι πιο γρήγορος κάθε φορά:
- Ξεκινήστε να επιλέγετε τη διάρκεια της συνεδρίας σας (π.χ. 20 λεπτά). Ποιος είναι ο μεγαλύτερος χρόνος που μπορείτε να αισθάνεστε άνετα να εργάζεστε σε πλήρη ταχύτητα χωρίς να αισθάνεστε εξαντλημένοι;
- Κάθε φορά που ξεκινάτε μια συνεδρία, προσπαθείτε να κερδίσετε τον καλύτερο χρόνο σας
Αυτή η άσκηση προϋποθέτει ότι έχετε μια μέτρηση για να μετρήσετε πόση εργασία κάνετε ανά φορά, που μπορεί να είναι λέξεις, κλήσεις ή σελίδες. Εάν η καριέρα σας δεν έχει τέτοιους αριθμούς, η μέτρησή σας μπορεί να είναι οποιαδήποτε εργασία δύο λεπτών που κινεί τη βελόνα.
Στην αρχή, θα σπας το ρεκόρ σου κάθε δεύτερη μέρα. Αλλά καθώς αποκτάτε εμπειρία, το ρεκόρ σας θα γίνεται πιο δύσκολο να νικήσετε. Σε αυτό το σημείο, μπορεί να αποθαρρυνθείτε από την εργασία και να αισθάνεστε κολλημένοι. Όποτε συμβαίνει αυτό, εστιάστε στην εκτέλεση της εργασίας όσο καλύτερα μπορείτε :
- Εάν είστε αρκετά καλοί για να ξεπεράσετε το μισό του ρεκόρ σας, θα πρέπει να ξεκινήσετε αμέσως. Αλλά αν το επίπεδο εστίασής σας είναι πολύ χαμηλό για να το κάνετε, θα εργαστείτε πιο γρήγορα αφού κάνετε ένα διάλειμμα
- Εάν το αρχείο σας κολλήσει σε υψηλά νούμερα, ήρθε η ώρα να αυξήσετε τη διάρκεια της περιόδου σύνδεσης
Με αυτόν τον τρόπο, βελτιώνετε την ταχύτητα και την αντοχή σας.
#4 Brain Dumps
Δουλεύετε πιο γρήγορα όταν οι δεξιότητές σας ταιριάζουν με το επίπεδο πρόκλησης. Όταν συμβαίνει αυτό, εμπλέκεσαι τόσο πολύ στη δουλειά σου που τίποτα άλλο δεν φαίνεται να έχει σημασία. Αυτό ονομάζουμε Ζώνη ή κατάσταση ροής .
Το πρόβλημα?
Η παραμονή σε αυτή την κατάσταση ροής απαιτεί πολλή συγκέντρωση . Και αν δεν έχετε εμπειρία να δουλεύετε σε ροή, κάθε σκέψη μπορεί να σπάσει τη συγκέντρωσή σας.
Θα σκεφτείτε τα πάντα κατά τη διάρκεια μιας συνεδρίας εργασίας. Από τα είδη που ξέχασες να παραλάβεις από το μπακάλικο χθες, μέχρι τα προβλήματα που θα έχεις στην επόμενη φάση του έργου.
Και αν δεν βρείτε τρόπο να χειριστείτε αυτές τις σκέψεις , θα αισθανθείτε συγκλονισμένοι και θα χάσετε την εστίαση .
Η κατώτατη γραμμή:
« Το μυαλό σου είναι να έχεις ιδέες, όχι να τις κρατάς». – Ντέιβιντ Άλεν
Για να μεγιστοποιήσετε τις ώρες που είστε σε ροή, πρέπει να αποθηκεύσετε αυτές τις σκέψεις κάπου. Μια εξαιρετική τεχνική για αυτό είναι το Brain Dump .
Εδώ είναι μια γρήγορη άσκηση Brain Dump που μπορείτε να κάνετε σε 10-15 λεπτά:
- Πάρτε ένα κομμάτι χαρτί και γράψτε για 5-10 λεπτά για το τι σας ανησυχεί για το τρέχον έργο και τη ζωή σας
- Εάν έχετε τόση πολλή δουλειά που σας φαίνεται ατελείωτη, δημιουργήστε μια λίστα με όλες τις εργασίες που μπορείτε να σκεφτείτε
- Εάν μια εργασία δεν είναι σημαντική, διαγράψτε την ή αναβάλετε
- Εάν μια εργασία σχετίζεται μεταξύ τους, μπορείτε να εξοικονομήσετε χρόνο ομαδοποιώντας τις
- Οργανώστε τη λίστα κατά προτεραιότητα με βάση αυτό που είναι πιο επείγον και σημαντικό
- Προσθέστε αυτές τις εργασίες στη λίστα υποχρεώσεων ή στο ημερολόγιό σας
Αν και ακούγεται βασικό, η δύναμη προέρχεται από τη μετακίνηση των σκέψεών σας στο χαρτί. Χωρίς να χάνεις ενέργεια παρακολουθώντας τις σκέψεις, ο εγκέφαλός σου μπορεί να διαθέσει περισσότερη ενέργεια για εστίαση.
Μπορεί να σας κάνει να σκεφτείτε περίπου 20% πιο γρήγορα.
#5 Λίστες ελέγχου
Ως εργαζόμενος στη γνώση, μπορεί να έχετε επαναλαμβανόμενες εργασίες, παρόλο που κάθε προϊόν είναι διαφορετικό. Για παράδειγμα, πώς να αντιμετωπίσετε προβλήματα , να σχεδιάσετε ένα έργο ή να ερευνήσετε ένα θέμα .
Όταν εργαζόμαστε σε κάτι περίπλοκο, ξοδεύουμε τον περισσότερο χρόνο μας για να καταλάβουμε τι να κάνουμε και γιατί. Και κάθε φορά που ξεκινάτε μια συνεδρία, πρέπει να θυμάστε τι κάνατε την τελευταία φορά και τι να κάνετε στη συνέχεια.
Ίσως ξέρετε πώς να εστιάσετε στη δουλειά, αλλά σας χρειάζονται 40 λεπτά για να κατανοήσετε τα πράγματα και να κάνετε την πραγματική δουλειά. Μπορείτε να μειώσετε αυτόν τον χρόνο περίπου 5 φορές δημιουργώντας μια λίστα ελέγχου .
Δείτε πώς:
- Καθορίστε τι κάνει η λίστα ελέγχου σας και ποια βήματα θα ακολουθούσατε
- Δοκιμάστε τη λίστα ελέγχου ακολουθώντας αυτά τα βήματα και τίποτα άλλο
- Εάν δεν λάβατε τα σωστά αποτελέσματα, διορθώστε και επεκτείνετε τη λίστα ελέγχου σας με τις παρατηρήσεις σας
- Δοκιμάστε ξανά και συνεχίστε να επαναλαμβάνετε μέχρι να είναι ακριβές
Εάν θέλετε να εργάζεστε πιο γρήγορα, μπορεί να θέλετε να δημιουργήσετε μια "λίστα ελέγχου διαχείρισης χρόνου". Είναι βασικά ένα διάγραμμα ροής που δείχνει σε ποιο έργο πρέπει να εργαστείτε. Εάν το έργο Α καθυστερεί, εργάζεστε στο έργο Β, αντί να περιμένετε να συνεχιστεί ο Α.
#6 Συνεδρίες εργασίας διπλού βρόχου
Μπορείτε να κάνετε τόσα πολλά μόνο με τη διαχείριση χρόνου. Όλα καταλήγουν στην πολυπλοκότητα της εργασίας. Αν είναι εύκολο να το καταλάβεις, θα δουλέψεις πιο γρήγορα .
Είμαι λίγο τελειομανής που του αρέσει η εξαιρετική δουλειά. Δεν ανέχομαι τη μέτρια ποιότητα. Αλλά αν προσπαθήσετε να φτιάξετε κάτι σπουδαίο από το τίποτα, θα αφιερώσετε πολύ χρόνο στη σκέψη.
Να τι βρήκα:
Είναι πολύ πιο εύκολο να πεις γιατί κάτι είναι λάθος παρά γιατί κάτι είναι σωστό.
Είναι πιο γρήγορο να διορθώσεις την εργασία παρά να βρεις καταπληκτικές ιδέες. Και μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε αυτό προς όφελός σας:
- Την επόμενη φορά που θα εργαστείτε, προκαλέστε τον εαυτό σας να τελειώσει όσο το δυνατόν γρηγορότερα, ακόμη και με χαμηλή ποιότητα εργασίας. Επιτρέψτε στον εαυτό σας να δημιουργήσει σκουπίδια και απαγορεύστε την επεξεργασία/γυάλισμα
- Ρυθμίστε ένα χρονόμετρο για να αποθαρρύνετε την τελειομανία. Μόλις χτυπήσει το ξυπνητήρι, δεν μπορείτε να γράψετε τίποτα άλλο
- Όταν τελειώσεις, τότε μπορείς να διορθώσεις ό,τι δεν σου αρέσει
Μπορεί να φαίνεται ότι χάνετε χρόνο δουλεύοντας δύο φορές. Αλλά η ψυχική εργασία είναι πολύ χαμηλότερη, γι' αυτό μπορείτε να την ολοκληρώσετε 200% πιο γρήγορα ή περισσότερο.
Το ερώτημα είναι: Έχετε την ταπεινότητα να αποδεχτείτε κάτι λιγότερο από τέλειο;
#7 Σκόπιμη εστίαση
Δεν είναι μυστικό ότι η δουλειά γίνεται πιο γρήγορα όταν εστιάζετε . Αλλά δεν είναι εύκολο να μπεις σε αυτή την κατάσταση.
Μπορεί να χρειαστεί να παλέψετε για μισή ώρα για να μπορέσετε να εστιάσετε, και οι περισσότεροι άνθρωποι τα παρατάνε πριν συμβεί αυτό. Μπορείτε όμως να χρησιμοποιήσετε κάποια πνευματικά κόλπα για να το κάνετε πιο γρήγορα. Απλά πρέπει να δείξετε τον εαυτό σας πιο σκόπιμα με τη δουλειά .
Φανταστείτε εάν, πριν εργαστείτε, κάνατε όλα αυτά τα μικρά πράγματα που κάνουν οι παραγωγικοί άνθρωποι:
- Καθάρισε το δωμάτιο
- Δες το καλύτερό σου
- Κάντε ένα κρύο ντους (αν είστε στο σπίτι)
- Τρώω υγιεινά
- Εκτέλεση
- Διαλογισμός 5-10 λεπτά
- Καταγράφοντας τους στόχους σας
- Προετοιμασία της εικονικής επιφάνειας εργασίας σας
Αυτά τα πράγματα θα κάνουν τη δουλειά σας πιο γρήγορη; Μπορεί. Αλλά αν τα κάνετε όλα, θα βρείτε ξαφνικά πολύ κίνητρο. Γιατί όταν ρυθμίζετε το περιβάλλον σας, ο εγκέφαλος καταλαβαίνει την πρόθεσή σας και προσαρμόζεται σε αυτήν.
Όσο περισσότερο προετοιμάζεστε για τη δουλειά, τόσο πιο εύκολο είναι να εστιάσετε όταν ξεκινάτε.
Αν δεν τα κάνατε όλα αυτά, ίσως αναρωτηθείτε: "Γιατί να κάνω αυτή τη δουλειά καθόλου;" . Αλλά αν βάλεις σωστά τις προθέσεις σου, αντ' αυτού σκέφτεσαι: «Πώς μπορώ να το κάνω αυτό όσο καλύτερα μπορώ;»
Πώς να εργαστείτε πραγματικά πιο γρήγορα
Τίποτα δεν είναι πιο γρήγορο από το υποσυνείδητο. Κυβερνά πάνω από το 95% της ζωής μας. Είναι υπεύθυνο για τις συνήθειες και την επιβίωσή μας. Και μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε αυτή τη δύναμη προς όφελός μας.
Στο μυαλό μας αρέσει η συνέπεια. Και μόλις κάτι είναι προβλέψιμο, θα προσαρμοστούν σε αυτό το σενάριο. Έτσι, αν εργάζεστε με συνέπεια (στο ίδιο μέρος, τον ίδιο χρόνο), γίνεστε ως δια μαγείας πιο γρήγοροι με την πάροδο του χρόνου .
Αν θέλεις ταχύτητα, σταμάτα να αλλάζεις πράγματα συνέχεια . Εάν βρείτε μια νέα στρατηγική, πείτε Όχι προς το παρόν.
Αντί να προσθέτετε μία στρατηγική κάθε μέρα, προσθέστε τις όλες ταυτόχρονα κάθε εβδομάδα ή μήνα ως "ενημέρωση συστήματος".
Λοιπον τι ΛΕΣ? Πιστεύετε ότι μπορείτε να δουλέψετε πιο γρήγορα; Μοιραστείτε στα σχόλια ποιες στρατηγικές ακολουθείτε.